1 ONGS – O QUE SÃO, POR QUE EXISTEM

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  Organização do acervo do Escritório Estadual de São Paulo da Federação...

43 Espaço Discente

  Organização do acervo do Escritório Estadual de São Paulo da Federação de Bandeirantes do Brasil Maria Cecília Vianna Loeb Bacharel em Biblioteconomia pelo Centro Universitário Assunção

  • – Unifai. Atuação na biblioteca científica do Instituto de Botânica – Secretaria do Meio Ambiente do Estado de São Paulo.

  E-mail Maria Cristina Palhares Valencia Mestre e Doutoranda em Comunicação e Semiótica pela PUC-SP, Especialista em Língua e Literatura pela USJT e Bacharel em Biblioteconomia pela FaBCI-FESP-SP. Docente do Centro Universitário Assunção

  • – Unifai, onde leciona as disciplinas de Tecnologias da Informação e Comunicação. Resumo: E-mail

   Este artigo refere-se ao Trabalho de Conclusão de Curso onde pesquisamos e procuramos definir a

melhor forma de bem atender, a organização dos materiais bibliográficos e multimeios das ONGs/OSCIPs,

(Organizações Não Governamentais/Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público) tendo por base o

acervo de livros, periódicos, e objetos pertencentes ao escritório de São Paulo da Federação de Bandeirantes

do Brasil, respeitando as características deste tipo de instituição, agilizando o acesso de seus voluntários ao

acervo de consulta corrente e destinando o material antigo à formação de um centro de memória que legitima

sua história, permitindo que as atualizações de suas ações mantenham o vínculo com os princípios

fundamentais e sendo mais um ponto de acesso aos pesquisadores interessados na educação não formal e no

Palavras-chave: comportamento feminino. É, também, um novo campo de atuação profissional do bibliotecário.

  Educação; Biblioteca; ONG

  INTRODUđấO

  A ideia deste trabalho surgiu ao tomarmos conhecimento da necessidade do desenvolvimento de um modelo, para a organização dos acervos das ONGs/OSCIPs, no intuito de facilitar o acesso a eles sem forçar a instituição a ter gastos que poderiam comprometer inconvenientemente sua verba.

  1

2 Como é comum às ONGs/OSCIPs , a FBB , que vai ser utilizada como base para este

  estudo, tem um acervo de livros, revistas, fitas VHS e DVDs de divulgação de seu trabalho e assuntos específicos da instituição, que está disperso pela sede. É preciso determinar não apenas o que há na instituição, como também onde está. O principal objetivo deste trabalho é organizar o material disponível, através de processamento técnico adaptado às condições e necessidades da instituição e tratar da Seleção de obras; Processamento Técnico; Indexação; Tratamento físico do material; 1 Organização espacial e Recursos Financeiros.

  Organização Não Governamental / Organização da Sociedade Civil de Interesse Púbico 2 (ONG/OSCIP) Federação de Bandeirantes do Brasil (FBB)

  M. C. V. Loeb, M. C. P. Valencia

  44 A execução deste projeto nasceu da necessidade que observamos, como voluntários da

  Federação de Bandeirantes do Brasil, de organizar, acessar e divulgar com maior clareza e abrangência a riqueza do material lá existente.

  No escritório estadual da FBB - São Paulo, localizado à Rua Ministro Sinezio Rocha, 819, no bairro do Sumaré, há revistas e livros acumulados desde sua fundação, em 1942. Grande parte do material já foi atualizada de acordo com as mudanças sofridas pela sociedade, mas isso não diminui a importância do acervo antigo que contém rico material para pesquisas sobre a atuação da mulher no século passado e assuntos atemporais, como jogos e dinâmicas. Quanto ao material atualizado, além da bibliografia básica, os manuais dos programas desenvolvidos pelas faixas etárias, há inúmeras publicações produzidas pela instituição, sobre projetos ou assuntos específicos que, dispersos, estão sendo subutilizados como rica fonte de consulta e informação. Por terem as ONGs/OSCIPs, a missão de realizar um trabalho voluntário, de valor para a sociedade, sem lucro, destinando as verbas, recebidas por doação ou parcerias, ao público a ser atendido, é necessário utilizar um método que permita o controle, a classificação e a organização com um mínimo de investimento financeiro.

  Além da importância aqui relatada, este estudo representa também a abertura de mais um nicho de trabalho para os bibliotecários, visto que não encontramos em nossa pesquisa nenhum exemplo de atuação dos profissionais de Biblioteconomia nesta área cada vez mais rica; a das instituições que obedecem a esse modelo e, portanto, sofrem com os mesmos problemas, têm as mesmas necessidades.

1 ONGS – O QUE SÃO, POR QUE EXISTEM

  A sigla ONG (Organização Não-Governamental) não existe legalmente. Há um entendimento social de que ela representa um tipo de entidade de direito privado sem finalidade lucrativa e com a missão de importância, geralmente, humanitária, que defende interesses e anseios da população; é desenvolvida através do trabalho voluntário, regida por estatuto e depende financeiramente de doações privadas ou estatais. Sua atribuição é a contribuição da sociedade para que um serviço, que originariamente caberia ao poder público, seja desenvolvido de modo privado, em favor da sociedade.

  ONG é, portanto, o nome pelo qual é conhecido o tipo de instituição que na legislação é identificado como OSCIP (Organização da Sociedade Civil de Interesse Público), regido pela lei 9.790 de 23/03/99 conhecida como Lei do Terceiro Setor, que delimita sua atuação permitindo a transparência administrativa.

  Organização do acervo do Escritório Estadual de São Paulo da Federação...

45 Seus recursos financeiros poderão ser obtidos a partir de parcerias, contribuição dos

  associados, doações de pessoas físicas ou jurídicas, recebimentos de direitos autorais e aplicação de recursos pertencentes à organização.

  Para que uma instituição possa ser considerada uma OSCIP, há vários pré-requisitos, mas, principalmente que ela tenha algum dos objetivos estabelecidos na lei: Promoção da assistência social; Promoção da cultura, defesa e conservação do patrimônio histórico e artístico; Promoção gratuita da educação, observando-se a forma complementar de participação das organizações; Promoção gratuita da saúde, observando-se a forma complementar de participação das organizações; Promoção da segurança alimentar e nutricional; Defesa, preservação, conservação do meio ambiente e promoção do desenvolvimento sustentável; Promoção do voluntariado; Experimentação sem fins lucrativos de novos modelos socioprodutivos e de sistemas alternativos de produção, comércio, emprego e crédito; Promoção de direitos estabelecidos, construção de novos direito e assessoria jurídica gratuita de interesse suplementar; Promoção da ética, da paz, da cidadania, dos direitos humanos, da democracia e de outros valores universais; Estudos e pesquisas, desenvolvimento de tecnologias alternativas, produção e divulgação de informações e conhecimentos técnicos e científicos que digam respeito às atividades mencionadas acima. (Lei 9790 – art. 3º, 1999).

1.1 Histórico das ONGS/OSCIPS

  Antes da criação da lei do Terceiro Setor, que definiu as OSCIPs ou da criação do termo ONG, este tipo de instituição tinha como apoio legal apenas a Declaração de Utilidade Pública e/ou Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social que garante às entidades, associações civis e fundações o reconhecimento como instituições sem fins lucrativos e prestadoras de serviços à sociedade.

  Somente as entidades legalmente constituídas no Brasil podem obter o título de Utilidade Pública. As exigências incluem a necessidade de funcionamento da instituição há pelo menos dois anos, sem remuneração dos seus dirigentes, e a promoção de atividades

  M. C. V. Loeb, M. C. P. Valencia

  46

  compatíveis com o Título (CÂMARA DOS VEREADORES - SUPERINTENDÊNCIA DE

  3 COMUNICAđấO INSTITUCIONAL - PREFEITURA DE BELO HORIZONTE) .

1.2 A Federação de Bandeirantes do Brasil

  Não podemos falar da FBB sem nos reportarmos ao início dessa instituição, na Inglaterra, em 1909, fundada por Robert Baden- Powell, “ou BP, como carinhosamente é chamado por bandeirantes e escoteiros de todo o mundo.” (SITE DA FBB / QUEM SOMOS / ORIGEM).

  O programa foi inicialmente criado para meninos através da publicação de fascículos que mais tarde foram reunidos no livro “Escotismo para Rapazes”. Este método de educação não formal foi desenvolvido por BP, com base nas observações e vivência enquanto servia ao Exercito Britânico na Índia e África e contava com a ajuda de jovens locais na comunicação entre batalhões. A experiência militar somada às suas observações e estudos sobre educação e outras culturas e a comparação com o que era oferecido aos meninos ingleses em termos educacionais, foi o que motivou BP a formatar o escotismo. Em 1909, durante um grande encontro de escoteiros no “Palácio de Cristal” em Londres, meninas infiltradas se apresentaram a ele como as “meninas escoteiras”. Essa atitude o inspirou a criar, baseado nos princípios do escotismo, um novo Movimento, de acordo com as necessidades, possibilidades e interesse das garotas e fundar, uma associação

  4

  paralela ao escotismo “Girl Guides” , o que ocorreu em 1910 e no dia 13 de agosto de 1919, realizou-se a cerimônia de promessa das 11 primeiras bandeirantes brasileiras,

  5 que se tornou a data oficial de fundação da Associação das Girl Guides do Brasil .

  A Federação de Bandeirantes do Brasil trabalha com pelo menos sete dos objetivos que constam da lei do Terceiro Setor: educação complementar com promoção do voluntariado, seu foco principal, e dentro dela a assistência social, promoção da cultura, cuidados com saúde e nutrição, promoção da ética, da paz, da cidadania, dos direitos humanos, da democracia e de outros valores universais e a defesa do meio ambiente.

2 ORGANIZAđấO DE BIBLIOTECAS

  A organização técnica do material deve ser desenvolvida por um bibliotecário que, com a bagagem técnica e teórica adquirida durante seus estudos e atuação na área, poderá 3 fazer adaptações que contemplem as necessidades da instituição sem perder o contato Site da Prefeitura de Belo Horizonte 4 – Não consta data. 5 Meninas Guias, em inglês.

  Primeiro nome da Federação de Bandeirantes do Brasil. Organização do acervo do Escritório Estadual de São Paulo da Federação...

  47

  com as rotinas de processamento técnico, como demonstra o texto de Heloisa de Almeida Prado:

  Ao pretendermos organizar uma biblioteca precisamos considerar dois pontos de vista básicos: o intelectual e o material. O intelectual é a preocupação de servir a um público que pede conhecimentos, podendo ser esse público especializado ou não. O material é a preparação técnica do acervo, para que fique em condições de atender rápida e acertadamente às consultas dos leitores (1971, p. 13).

  

2.1 Organização do acervo: a organização do acervo compreende a seleção dos

  materiais e definição de seu destino, o processamento técnico, classificação, catalogação e indexação, o tratamento físico e a organização espacial.

  2.2 O caso F. B. B.

  Quando tratamos de acervo e usuários como estes, os voluntários das ONGs/OSCIPs, mais que nunca é imprescindível, termos sempre em mente as Leis de Ranganathan: “Livros são para uso; Para cada leitor, seu livro; Para cada livro, seu leitor; Poupe o tempo do leitor; A Biblioteca é um organismo em crescimento ” (BETHLEM, 2010, p. 8). Estas Leis demonstram a necessidade de uma seleção criteriosa do material encontrado e sua utilidade ou não para o público da instituição, da separação do material de uso corrente do material de importância histórica bem como do desbaste de material inútil e da organização dos dois primeiros de modo que possam ser consultados com rapidez e eficácia. Em nossos estudos sobre os diferentes tipos de bibliotecas e acervos, notamos que as características mais semelhantes às dos acervos e público das ONGs/OSCIPs são as das bibliotecas especializadas, das particulares e dos acervos de centros espíritas. Por esse motivo, é nesses tipos de bibliotecas que podemos encontrar maiores subsídios para o trabalho.

2.2.1 Seleção: a seleção deve ser feita respeitando os critérios de antiguidade, valor

  histórico, estado de conservação e utilidade para os programas atualmente desenvolvidos pela FBB.

  Serão consideradas antigas e destinadas ao centro de memória, todas as obras que já foram atualizadas. Elas servirão como fonte de consulta tanto para pesquisas sobre o Movimento Bandeirante quanto sobre a atuação da mulher no Brasil e dentro da Instituição em diferentes épocas, além de compor sua história. Quanto ao estado de conservação, o material será dividido em três categorias: em bom estado, passível de restauração e material a ser descartado.

  M. C. V. Loeb, M. C. P. Valencia

  48 Serão considerados atuais e comporão o acervo de consulta rotineira as obras que contenham informação atualizada e assuntos atemporais, como jogos e dinâmicas.

2.2.2 Processamento Técnico: após a seleção do material, o primeiro passo é o

  tratamento do acervo atual, para que fique disponível para consultas. Isso feito, seguir com o tratamento do material impresso mais antigo, bem como broches, emblemas, prêmios e outros objetos que contam a historia da FBB. A opção de criar um sistema de classificação, que siga o modelo já utilizado pelos voluntários na organização dos arquivos eletrônicos, foi escolhida por tratar-se de

  6

  assuntos extremamente específicos do MB que, por esse motivo, não estão contemplados nos sistemas mais conhecidos e adotados por bibliotecários, que tratam do Conhecimento da Humanidade. Estes sistemas, quando chegam ao nível de detalhamento exigido pelos assuntos tratados na ONG e, principalmente, suas subclassificações fazem com que as notações se tornem extremamente extensas. Suas subdivisões serão classificadas do assunto mais geral para o mais específico Respaldando essa decisão, podemos reportar-nos ao texto de M. A. Requião Piedade

  7

  citando H. E. Bliss : Há na verdade, dois tipos de classificação, de um lado a lógica, natural e científica, de outro lado a prática, arbitrária e utilitária: mas na classificação de bibliotecas, devemos unir estas duas, as duas finalidades devem ser combinadas (Bliss apudd PIEDADE, 1983, p. 66). Em nossos estudos deparamo-nos diversas vezes com o sistema de classificação de Ranganathan, muito pouco utilizado fora da Índia, e utilizado pelo “Classification

  Research Group, da Inglaterra, para a elaboração de sistemas de classificação

  especializados, como o de Vickery, para a ciência do solo e os de D.J.Fosskett para a

  Food technology e Container Manufacture ”. (PIEDADE, 1983, p.75). O que nos estimula

  a, respeitadas as devidas proporções, não podermos nos comparar a tais indivíduos e organizações, utilizar o sistema de classificação intuitivamente criado pelos voluntários e funcionários da FBB-SP, como base para um pequeno sistema de classificação que contemple satisfatoriamente as necessidades e possibilidades da Instituição.

  6 7 Movimento Bandeirante (MB)

  BLISS, H. E. The organization of knowledge in libraries. New York, H,W.Wilson, 1939. p. 193-229 Organização do acervo do Escritório Estadual de São Paulo da Federação...

49 Um segundo motivo é que os voluntários possam acrescentar novos assuntos, no caso

  da criação de novos programas, sem necessidade de ajuda externa. Essa é, também, uma característica presente nos acervos das instituições espíritas, que pelo mesmo motivo utilizam sistema próprio de classificação e os poucos livros do acervo, cujo tema é literatura, (romances e poesias), serão tratados com base na CDU, que, por estar disponível online, pode ser consultada pelos voluntários no caso da entrada de mais obras desse tipo. A catalogação deve obedecer aos campos fornecidos pelo software PHL 8.2., que foi escolhido para a automação dos serviços e produtos disponíveis na unidade informacional na instituição citada.

  

2.2.3 Indexação: será realizada por: Assunto, Titulo, Autor, Data, Palavras-chave e

  Local já que o software escolhido para utilização neste projeto suporta a indexação através de campos pré-determinados.

  A base da indexação é alimentada na medida em que as obras são catalogadas com a inclusão automática das palavras-chave não existentes no banco de dados.

  Os campos de dados disponíveis em cada registro deste Banco de Dados são: 401

  • – Termo autorizado – para uso na representação do conteúdo temático de um documento. O conteúdo deste campo é indexado palavra por palavra. 411
  • – Notas de abrangência ou de uso relativas ao descritor. O conteúdo deste campo é indexado palavra por palavra.
  • – sinônimos – Registre os sinônimos, um em cada linha da caixa de texto. O conteúdo deste campo é indexado palavra por palavra. (OLIVEIRA, 2008, p. 1392)

  

2.2.4 Tratamento físico do material: durante a organização física do material será

  8

  oferecida aos Guias a oportunidade de, através de um dos oito elementos essenciais do Método Bandeirante, (aprender fazendo) auxiliarem o trabalho e aprenderem uma nova

  9 atividade incluída na “especialidade de Biblioteca ”.

  8 9 Guias: Jovens bandeirantes entre 16 e 18 anos.

  O programa educativo bandeirante inclui as “especialidades” que são o meio de estimular as crianças e jovens a valorizar seus interesses e buscar sempre novos aprendizados. São formatados através de requisitos a serem cumpridos, divididos por idade, com complexidade crescente na medida do crescimento das crianças e jovens. A cada “especialidade” conquistada corresponde um distintivo que é adicionado ao uniforme como forma de valorização do esforço e do interesse do bandeirante.

  M. C. V. Loeb, M. C. P. Valencia

  50

  2.2.5 Organização espacial: a organização espacial será baseada, principalmente, na

  facilidade de acesso e para tanto o material atualizado, de consulta constante, estará disponível nas salas de coordenação e de convivência, enquanto o material antigo, que não estiver sendo usado na decoração do escritório, estará disposto nas paredes, estantes e armários em sala destinada ao Centro de Memória e finalmente, os livros de literatura estarão armazenados no alojamento, para utilização dos hóspedes bandeirantes.

  2.2.6 Recursos financeiros: a verba necessária para o trabalho virá de um projeto

  direcionado a essa empreitada que será apresentado a empresas por duas bandeirantes

  10

  do “Clã do Trevo ”, complementada, se necessário, por campanha financeira a ser lançada entre os voluntários.

3 METODOLOGIA A SER EMPREGADA NESTE PROJETO

  Na Federação de Bandeirantes do Brasil, tanto para respeitar a legislação quanto por sua cultura, comum à maioria das ONGs / OSCIPs, de destinar verba para contratação de funcionários e manutenção de escritório ao mínimo necessário para o suporte do trabalho voluntário e à diminuta afluência diária de usuários na consulta ao acervo, encontramos a necessidade de que o sistema de classificação seja organizado obedecendo a organização já feita pelos funcionários da Instituição nos seus arquivos virtuais que, conhecida por todos, pode ser mantida por qualquer voluntário após a organização inicial feita pelo bibliotecário.

  Com base nesta premissa e na experiência observada nos acervos de centros espíritas foi escolhida, como melhor opção, a criação de um sistema de classificação baseado no modo já utilizado pela FBB para a organização dos seus arquivos virtuais. Em seguida, uma consulta à equipe técnica fixa do escritório estadual, para a definição de necessidade ou não de modificações nessa classificação. A equipe a ser consultada, além de ser quem mais utiliza o material é quem será também a responsável por seu controle e pela adaptação dos locais destinados à guarda do acervo com o menor custo financeiro possível.

  O software escolhido foi o PHL 8.2, na versão monousuário, que possui fácil configuração e mesmo não podendo contar com o suporte da empresa fornecedora, no modo gratuito, tem um corpo de usuários mais antigos do sistema que fornece apoio eficaz aos usuários novatos. Estas características atendem às necessidades da 10 instituição e de seu acervo.

  Bandeirantes que, mesmo fora da atuação regular, como voluntárias, continuam a nos auxiliar em atividades pontuais. Organização do acervo do Escritório Estadual de São Paulo da Federação...

51 Foi desenvolvido por Elysio Mira Soares de Oliveira, Bibliotecário e Documentalista

  (CRB8-3650), o que evita os problemas que normalmente encontramos em outros

  

softwares criados por técnicos de informática sem conhecimento das técnicas,

necessidades e problemas específicos da área.

  A catalogação e o tombamento são feitos através do preenchimento do formulário correspondente àquele tipo de suporte (livro, periódico, coleção, etc.), pois o software só disponibiliza para empréstimo as obras tombadas, evitando que materiais não tombados saiam da biblioteca.

  Sua utilização é muito simples e auto-explicativa e os recursos oferecidos pelo software escolhido, segundo Oliveira, poderão suprir as necessidades técnicas para a organização do acervo e a implantação de serviços demandados por usuários e frequentadores da F.B.B, pois integra todas as funções da biblioteca, customização, utiliza arquitetura cliente/servidor, qualquer browser de navegação, armazenamento e recuperação da informação, incluindo operadores booleanos por tipo de base de dados, importa registros no formato MARC, entre outros. As tabelas de notação e classificação já embutidas no software, dão a oportunidade de adicionar os assuntos específicos da instituição, e permitem aos voluntários continuar alimentando o acervo de modo correto mesmo sem um conhecimento profundo das técnicas de classificação bibliográfica e seus sistemas.

  CONCLUSÃO

  Em face dos estudos realizados, do conhecimento do público e da observação da realidade e possibilidades dos recursos humanos e financeiros da instituição, podemos concluir que a classificação deve ser feita através de sistema especialmente desenvolvido para trabalhar os assuntos específicos da instituição em lugar da utilização dos sistemas classicamente utilizados nas bibliotecas: CDD e CDU, sendo esta característica que diferencia a organização do acervo em questão da organização de outros tipos de bibliotecas. Observa-se que o trabalho de organização do acervo estudado, bem como o de outras ONGs, deve ser pensado levando-se em conta a baixa frequência de consultas, sem que isso desmereça o conteúdo arquivado, e a pequena verba disponível para contratação de funcionários. Este é o motivo de não haver necessidade da presença diária de um bibliotecário na ONG/OSCIP, e sim a exigência de que este profissional seja o idealizador, responsável pelas adaptações necessárias aos controles e técnicas

  M. C. V. Loeb, M. C. P. Valencia

  52

  bibliotecárias à realidade particular e necessidades específicas da organização do acervo.

  Fica claro também que ao bibliotecário, nessa frente de trabalho, cabe não apenas a organização do material, mas também o treinamento dos voluntários para a manutenção da ordenação desenvolvida e sua perfeita utilização, exigindo dele conhecimento e atuação em todas as áreas relativas à profissão.

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