Augusto César Luiz Britto

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Augusto César Luiz Britto

AS FUNđỏES ARQUIVễSTICAS: A REPERCUSSấO E O INTERESSE PARA A HISTốRIA

  

Santa Maria, RS

2009

  

Augusto César Luiz Britto

AS FUNđỏES ARQUIVễSTICAS: A REPERCUSSấO E O INTERESSE PARA A HISTốRIA

  Trabalho final de graduação apresentado ao Curso de História

  • – Área de Ciências Humanas do

    Centro Universitário Franciscano, como requisito parcial para obtenção do grau de Licenciado em

    História.

  

Santa Maria, RS

  2009

  Augusto César Luiz Britto

  

AS FUNđỏES ARQUIVễSTICAS: A REPERCUSSấO E O INTERESSE PARA A HISTốRIA

Trabalho final de graduação apresentado ao Curso de História – Área de Ciências Humanas do

Centro Universitário Franciscano, como requisito parcial para obtenção do grau de L icenciado em

História.

  

_________________________________________

Roselâine Casanova Côrrea - Orientadora (Unifra)

_________________________________________

Janaina Souza Teixeira (Unifra)

_________________________________________

Paula Simone Bolzan Jardim (Unifra)

  

Aprovado em ........ de ....................................... de ...............

  RESUMO

Na historiografia, utiliza-se a documentação de arquivo como fonte primordial de pesquisa. Os documentos,

durante seu ciclo vital, recebem várias interferências, respaldadas pelas políticas arquivísticas e de gestão

documental das instituições que custeiam os acervos. As políticas arquivísticas têm como base as teorias,

métodos e técnicas da ciência arquivística que, diretamente, influenciarão na historiografia. Neste estudo, visa-

se, através de uma pesquisa bibliográfica, abordar cada uma das etapas arquivísticas que abrangem tanto a gestão

documental, quanto o arranjo do Arquivo Permanente e suas repercussões na historiografia, já que os

historiadores, em seus trabalhos, dependem diretamente da constituição e do acesso a documentos dos arquivos.

O pesquisador sabe da importância dos documentos de arquivo para suas pesquisas, mas não conhece os

princípios básicos da arquivística de seu interesse. Ciente de como é tratada a documentação, desde a sua

produção até a destinação final, o historiador/pesquisador estará garantindo não apenas que o resultado de seu

trabalho se perpetue, mas também para firmar uma parceria de ajuda mútua com o arquivista, objetivando a

finalidade principal de um arquivo público ou privado. Ou seja, o compromisso de servir as sociedades, nas

quais os acervos estão inseridos. Além disso, esse pesquisador poderá colaborar na difusão documental e no

processo de ensino aprendizagem na área das Ciências Humanas.

  Palavras-Chave: Historiografia; Arquivística; Documentação.

  ABSTRACT:

The historiography utilizes the documentation of archives as primordial source of its researches. The documents

during its life-cycle, receive many interferences supported by the technique of recording policies and of the

documentary management from the institutions that defray the piles. The techniques of recording policies have

as basis the theories, methods and techniques of recording science that directly will influence on the

historiography. This study aims, through a bibliographical research, to accost each one of the technique of

recording stages that cover as the documentary management, as the arrangement of the Permanent Archives and

their repercussion in the historiography, since the historians, on their works, depend directly on the constitution

and the access of documents from archives. The researcher knows the importance of the documents from

archives for his researches, but he doesn’t know the basic principles of technique of recording of his interest.

Aware of how documentation is treated, since its production until the final destination, the historian/researcher

will be warranted not only that the result of his works endures, but also settling a partnership of mutual help with

the archivist, aiming the main purpose of a public or private archive. In other words, the commitment of serving

the societies on which the piles are inserted. Besides that, this researcher can collaborate on the documentary

spread and on the process of learning teaching on the area of the Human Sciences.

  Key Words: Historiography; Technique of recording; Documentatio

  

LISTA DE TABELAS

  TABELA 1

  • – Temporalidade dos documentos arquivísticos...................................................22 TABELA 2
  • – Níveis de descrição arquivística.. ......................................................................30 TABE>– Inventário do arquivo permanente da Assembléia Legislativa do Estado de São Paulo..........................................................................................................................................32 TABELA 4
  • – Catálogo da Coleção Marcelo Schmidt..............................................................33

LISTA DE IMAGENS

  FIGURA 1 - Guia do Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria

  • – Descrição do Fundo da Intendência Municipal (1892
  • – 1929).......................................................................................31

  

SUMÁRIO

  LISTA DE TABELAS................................................................................................................5 LISTA DE IMAGENS................................................................................................................6

  1. INTRODUđấO......................................................................................................................8

  2. METODOLOGIA...................................................................................................................9

  3. AS FUNđỏES ARQUIVễSTICA: A REPERCUSSấO E O INTERESSE PARA A

  

HISTÓRIA................................................................... ....................................................................10

  3.1 A HISTORIOCIDADE DA FORMAđấO DOS ACERVOS ARQUIVễSTICOS: DA ANTIGUIDADE ATÉ OS DIAS CONTEMPORÂNEOS.......................................................10

  3.2 OS PRIMEIROS PROCEDIMENTOS ARQUIVÍSTICOS E A PESQUISA HISTÓRICA.............................................................................................................................18

  3.3 OS PROCEDIMENTOS ARQUIVễSTICOS NA DOCUMENTAđấO DE VALOR HISTÓRICO E SUA REPERCUSSÃO NA HISTORIOGRAFIA .........................................27

  4. CONSIDERAđỏES FINAIS................................................................................................38 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................................................................................39

1. INTRODUđấO

  A história, para se fazer presente e estar em constante renovação, necessita da realização de pesquisas. A historiografia, que significa a escrita da história, prescinde de diversas fontes em suas pesquisas para comprovar o que será exposto. Os documentos de arquivo são a fonte primordial para as pesquisas históricas, já que um documento arquivístico é produto das atividades desenvolvidas por uma pessoa ou entidade, ou seja, dos objetos da história.

  As informações contidas nos documentos são o elo do historiador com o seu objeto de pesquisa, para revelar, corroborar ou refutar dados ou hipóteses de seu trabalho. É, portanto, de mister importância a existência de acervos arquivísticos para se fazer ativa a historiografia sobre os diferentes temas.

  A constituição de um arquivo tem como respaldo a ciência arquivística que dita normas, técnicas e métodos, que, consequentemente, influenciam na pesquisa histórica. O historiador tem total consciência da importância do que é um arquivo para as atividades pertinentes à sua profissão, mas não tem conhecimento dos príncipios básicos que norteiam a arquivística.

  No presente trabalho, o objetivo é elencar as diferentes fases que preparssam um documento de arquivo e as diversas funções desenvolvidas pelo arquivista para cada uma dessas fases, o que influenciará na construção historiográfica.

  Apresenta-se o texto em três subtítulos: 3.1) A historiocidade da formação dos acervos

  

arquivísticos: da antiguidade aos dias contemporâneos . 3.2) Os primeiros procedimentos

  ; 3.3) Os procedimentos arquivísticos na documentação de

  arquivísticos e a pesquisa histórica valor histórico e sua repercussão na historiografia.

  No primeiro subtítulo aborda-se, primeiramente, a definição do que é um documento de arquivo e, em seguida, faz a ressignificação e importância do arquivo para os diferentes povos e a evolução do tratamento arquivístico desde a antiguidade até os dias atuais.

  O tema deste trabalho inicia propriamente no segundo subtítulo, onde são abordadas as diferentes funções desenvolvidas pelo arquivista nos arquivos corrente e intermediário e o que isso influencia na historiografia. Também é tratada a questão do acesso documental, respadaldo pela legislação arquivística nacional e a historiografia.

  O último subtítulo dá sequência ao segundo, fornece continuidade a mesma estrutura e objetivo, mas aborda as diferentes funções do arquivista no arquivo permanente, sua posterior repercussão historiográfica e o trabalho do historiador diante do documento.

2. METODOLOGIA

  A pesquisa foi realizada por meio de revisão bibliográfica das principais obras da ciência arquivística e da história que abordam o assunto, as quais foram depuradas e expostas neste trabalho. Assim, foram utilizados desde os manuais da arquivística até a bibliografia que aborda temas específicos sobre os diversos assuntos que abrangem a arquivologia.

  Entre os manuais da arquivística, foram utilizadas as obras, Manual de archivística, de Cruz Mundet (1994), Arquivo e teoria, de Marilena Paes(2002), Introdução à arquivologia, organizada por Eneida Richter (2004), Archivística. Principios y problemas, de Elio Lodolini (1984) que dão um panorama geral sobre a arquivologia. Nesses manuais, são tratadas questões como história dos arquivos, fundamentos arquivísticos, legislação, bem como as definições, metódos e técnicas de todo o ciclo vital dos documentos.

  O Dicionário de terminologia arquivística, do Arquivo Nacional (2005), foi utilizado para definir os conceitos arquivísticos trabalhados no texto. O texto que reúne todas as leis pertinentes a documentos de arquivos, Legislação Arquivística Brasileira, do Conarq (2009) e a dissertação de mestrado O acesso à documentação dos arquivos públicos como razão e

  

contra-razão de Estado e a produção do conhecimento histórico-social no MERCOSUL, de

  Joél Abílio Pinto Santos (2003) foram utilizados para serem abordadas as questões de política de acesso documental, amparado pela Lei 2.134/97.

  Para abordar a gestão documental e suas funções arquivísticas utilizaram-se as seguintes obras: Como avaliar documentos de arquivo, de Maria Bernades (1998), que aborda todo o processo avaliativo, Como classificar e ordenar documentos de arquivos que fala sobre todo o processo de classificação, de Janice Gonçalves (1998), Administração de arquivos e de Ernst Posner (1964) que conceitua e aponta as atividades dos arquivos

  documentação

  correntes, Como implantar arquivos públicos municipais, de Helena Machado e Ana Camargo (2000), sobre a gestão documental no arquivos municipais.

  Já as obras utilizadas referente ao arranjo documental e suas funções foram: Arquivos de Heloísa Belloto (2006) e Arquivos Modernos.

  Permanente: tratamento documental,

Princípios e Técnicas, de Schellenberg (2006), que tratam todas as questões sobre arranjo

  documental e suas funções, Como descrever documentos de arquivos: elaboração de de André Lopes (2002) e Ordenación y descripción de archivos y

  instrumentos de pesquisa,

  de Frederic Miller (1994), que tratam das diversas formas de descrição

  manuscritos,

  arquivística e Como fazer prevenção preventiva em arquivos e bibliotecas, de Norma Cassares (2000), sobre questões de prevenção, conservação e restauração de documentos.

3. As funções arquivísticas: Repercussão e interesse para a história

3.1 A historicidade da formação dos acervos arquivísticos: da antiguidade aos dias contemporâneos

  O conhecimento sobre como se procedeu a formação dos arquivos e seus respectivos acervos em diferentes espaços e tempos passa, primeiramente, pelo entendimento do objeto físico que os constituem: o documento arquivístico. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) define documento como a “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato” (p. 72). Esse dicionário, portanto, entende por suporte o local em que é registrada a informação, independentemente de qual seja ele (madeira, pergaminho, papiro, papel ou digital) e o formato relaciona-se a disposição de como está representado o conteúdo da informação.

  O documento é produto da necessidade humana de transmitir uma mensagem ou da perpetuação da memória individual ou coletiva, bem como ao conjunto desses documentos, sendo eles orgânicos. Ou seja, se houver relação entre eles, formarão os arquivos. O mesmo dicionário conceitua arquivo como o

  conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privadas, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza do suporte (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 25).

  Dessa forma, o arquivo agrupa documentos produzidos em decorrência das atividades humanas, sendo acumulados naturalmente, independentemente do caráter jurídico da instituição. Textos que não são resultados das atividades humanas, não são considerados documentos de arquivo. Assim,

  La narración de um cronista o el manuscrito de uma obra literaria o científica, em cambio, por haber sido redactados desde su origen com la finalidad científica de transmitir noticias o de expressar el pensamiento del autor, no tiene carácter documental (LODOLINI, 1984, p. 24).

  A história dos documentos não inicia necessariamente com o advento da invenção do sistema de escrita na antiguidade, mas, na intencionalidade humana de transmissão de alguma informação, sem o viés da fala. Lodolini (1984) constata que o primeiro meio de recordação ou comunicação utilizando uma representação gráfica aconteceu no período pré-histórico, dando o exemplo das pinturas feitas nas paredes das cavernas, habitadas por seres humanos. As pinturas pré-históricas são documentos porque contêm um suporte, as rochas em que estão representadas, que constituem as paredes das cavernas e transmitem uma informação, como por exemplo, uma caçada a animais, além de serem produto das atividades humanas.

  Os arquivos organizados, enquanto instituições de custódia, surgem com a sistematização da escrita e o aparecimento do controle estatal que necessita de um corpo administrativo para executar suas funções. Ribeiro lembra que

  a arquivística como prática é tão velha como a própria escrita e a constituição de arquivos consubstancia-se na necessidade de preservar, ao longo dos tempos, a memória da actividade humana, através de registros sob as mais variadas formas e nos mais diversos suportes. Desde as origens os arquivos foram, portanto, encarados como base e veículos de informação (2003, p. 25).

  A história dos arquivos, segundo Mundet (1994), é dividida em dois grandes períodos: o período pré-arquivístico, correspondente a uma falta de pressupostos teóricos e à submissão a outras ciências e o período de desenvolvimento arquivístico, já com a teoria e o tratamento documental fundamentados e consolidados. O autor baseia-se no surgimento do primeiro princípio da ciência arquivística enunciado pelo francês Natalis de Wailly, em 1841, para fazer essa divisão.

  O período pré-arquivístico inicia-se na antiguidade, época que os autores costumam classificar como de arquivos de palácio, já que os documentos eram guardados nos templos e palácios das cidades mais importantes de cada povo.

  Existem poucos arquivos da antiguidade na atualidade. A destruição da maior parte de documentos pertencentes a essa época é lembrada por Lodolini (1984), ao relatar que esses não aguentaram as ações sofridas no decorrer dos anos, graças em certo sentido ao próprio material constituinte dos documentos daquela época. Exemplos são as folhas, tábuas enceradas e o papiro. Concomitantemente, o autor lembra que outros suportes documentais foram mais resistentes ao tempo, fazendo com que os documentos chegassem até os dias de hoje em maior número. Entre eles, as tábuas de argila no Oriente Próximo e os ossos e carapaças de tartaruga na China.

  Outro fator de devastação documental dos arquivos de palácio, lembrado por Mundet (1994), foi

  “el modo violento por el que fueron destruídas, tras conquista, las instituiciones clásicas ha impedido la cons ervación de importantes fuentes de informacion para la historia” (p. 28). Esse fato demonstra a importância dos arquivos para os povos da antiguidade. A Mesopotâmia foi o local em que se obteve o primeiro sistema completo de escrita com a civilização suméria. Como define o dicionário Larousee Cultural (1999), essa escrita é denominada de cuneiforme, já que seus “caracteres tinham a forma de cunhas” (LAROUSSE CULTURAL, 1999, p. 283). Richter; Garcia; Penna (2004) apontam a existência de arquivos na Mesopotâmia, como o único meio possível de controle da contabilidade e de bens produzidos na região. Os documentos produzidos pelos/para os reis não tinham apenas o caráter de serem produtos de suas atividades, mas também, através do manuseio de informações, utilizavam-nos para a propaganda real e manutenção de sua memória. Leick, ao

  1

  falar das inscrições Acadianas , deixa clara essa questão:

  As inscrições reais são interessantes não só por causa de sua informação histórica, suas descrições de batalhas e conquistas, mas também por sua pertinência política como instrumentos de propaganda real. As primeiras inscrições reais desenvolveram-se a partir do costume de dedicar objetos de valor a um deus. Essa era a antiga tradição, como foi provado pelo rico inventário dos templos pré-históricos em Eridu. Entretanto, um doador podia fazer um registro permanente de sua dádiva na forma de uma mensagem gravada no objeto (2003, p. 108).

  O governo teocrático do Egito detinha grande controle da economia do país, usufruindo dos arquivos como um meio para manter o controle geral de toda nação, lembram esse fato Richter; Garcia; Penna; (2004). Essa conjuntura levou a manutenção de muitos arquivos secretos, os quais eram zelados pelos sacerdotes. As autoras mencionadas também lembram da Biblioteca de Alexandria como o maior centro documental da antiguidade e do papiro como suporte documental predominante no Egito Antigo.

  Foi na Grécia e em Roma que os arquivos assumiram, mais claramente as funções administrativas e jurídicas. Os documentos, portanto, são utilizados como informação e prova para as esferas públicas. Kurtz reforça a idéia de que os gregos e romanos “[...] estabeleceram arquivos altamente hierarquizados, que alcançaram nossa época e que tinham caráter religiosos, econômicos, local ou privado" (1997, p. 91).

  Mundet (1994) constata que os verdadeiros arquivos na Grécia e em Roma, cujos documentos eram considerados autênticos, são aqueles de caráter público, ou seja, produzidos e custodiados pela esfera governamental, mesmo com a existência de arquivos particulares. 1 Os modelos de estado, segundo esse autor, refletiram na formação dos respectivos arquivos.

  

“Acádia foi uma das mais famosas cidades Mesopotâmias, cuja riqueza, esplendor e gloriosos soberanos seriam

recordados por milênios; e ainda tem muita coisa a ser identificada e escavada (...) Acádia era conhecida como o

centro do mais bem- sucedido império jamais visto, o qual se estendia aos quatro cantos do mundo” (LEICK,

  Na Grécia, os documentos eram de acesso público, pois eram baseados na democracia vigente na política grega da época, enquanto, em Roma, havia uma centralização política que utilizava os arquivos como exercício de poder, pelo qual, o acesso aos documentos era restrito a pessoas ligadas ao governo. É pela centralização política de Roma que se deu a existência de um sistema de arquivos, impossível de acontecer nas diversas cidades-estados gregas, já que essas detinham poder político independentemente uma das outras. É válido lembrar que, na antiguidade, os arquivos eram considerados lugares sagrados.

  Os arquivos da Idade Média Européia foram produzidos em menor escala do que na Grécia e em Roma, e são pouco conhecidos. Consequentemente, com a queda do Império Romano, houve um declínio da existência arquivística. Um fator explicativo para tal panorama é o predomínio do direito germânico, baseado no testemunho oral, atestado por Mundet,

  Como una mancha de aceite extendida por toda Europa, el derecho germano se va superponiendo al romano, lo que desde el punto de vista documental tuvo repercusiones palmarias. Mientras que este basaba el valor probatorio en el documento escrito, ahora, merced al influjo germánico, imponía el procedimentto oral y la prueba testimonial (1994, p. 30).

  A falta de estabilidade social e política provocada pelas invasões bárbaras, segundo Ribeiro, “conduziram à mutilação e a transferência de arquivos, com graves consequências para a sua integridade e preservação da sua estrutura sistemática original” (2003, p.25). A transferência da civilização para a vida rural, após a queda do Império Romano, é outro fator que contribuiu para o declínio da produção documental, por tornar inviável a comunicação através da escrita. A nobreza era itinerante e em seus deslocamentos levavam junto os documentos, acarretando em dispersão de fundos documentais.

  A igreja foi uma das poucas, se não a única, a manter a tradição administrativa e documental romana. Era praticamente a única possuidora do poder cultural durante a Idade Média, o conhecimento ficava concentrado nos mosteiros e os próprios soberanos guardavam seus documentos em suas capelas. Richter; Garcia ; Penna (2005) elencam alguns motivos que fizeram com que a igreja ocupasse o predomínio documental: substituição da antiga burocracia romana pela igreja, concentração nas mãos do clero da cultura e da escrita; o arquivo episcopal conferia autenticidade e fé pública aos documentos custodiados; fundamentação sagrada em preservar os documentos. O pergaminho foi o suporte documental que surgiu e consolidou seu uso durante a Idade Média.

  As mesmas autoras lembram que os reis europeus começaram a guardar sua documentação em palácios reais como se fosse um verdadeiro tesouro e, por isso, os documentos foram chamados de

  “tesouro das cartas”, sendo que

  A formação do Trésor des chartes (tesouro das cartas) data da Batalha de Fréteval (1194), realizada próxima a Vendôme, quando a documentação do rei francês Filipe-Augusto foi extraviada, ou segundo alguns historiadores, tomada pelo inimigo Ricardo Coração-de-Leão, rei da Inglaterra. A partir de então, Filipe-Augusto decidiu deixar no palácio do Louvre, em Paris, a documentação concernente ao seu governo” (p. 35).

  A recuperação européia se deu por volta do séc. XII, com a revolução comercial e urbana, e os documentos de arquivo, consequentemente, dão um salto em questão de produção, influenciada essa pela volta do direito romano. A administração no final da Idade Média, como relata Mundet (1994), vai se especializando por diversas áreas de competências e ocasiona um volume de produção documental mais elevado do que antes. Além da complexidade administrativa, o desenvolvimento urbano e as atividades econômicas e sociais mais intensas somam como elementos que proporcionam o aumento do volume de produção documental.

  Richter; Garcia; Penna; (2005) consideram que, nos últimos séculos da Idade Média, aparecem as chancelarias, locais onde eram realizadas as cópias e os registros dos documentos. O chanceler dava validade legal aos documentos oficiais através da chancela.

  No período de transição entre a Idade Média e a Idade Moderna ainda não existiam arquivos públicos como na Grécia. De acordo com Mundet (1994), os documentos eram de propriedade real ou eclesiástica. Com a sociedade se tornando cada vez mais complexa, as pessoas começaram a produzir documentos de caráter oficial, só que para isso, esses precisavam ser autenticados pelas autoridades reais e por regras diplomáticas. Richter; Garcia; Penna; (2005) relatam que a necessidade de autenticação fez surgir a instituição notarial. Os

  2 sinetes conferidos pelos notários davam validade aos documentos.

  O poder e a administração estatal, na Idade Moderna, tem como característica a centralização, com o surgimento das monarquias nacionais, repercutindo diretamente na formação e custódia dos acervos arquivísticos.

  Como reflexo da organização política do estado moderno, são criados os arquivos de 2 Estado, que concentram a documentação de caráter oficial com acesso restrito aos grandes

  “Selo ou carimbo gravado em relevo ou em baixo-relevo com as armas ou as iniciais de quem usa” funcionários do governo. Ribeiro assinala que, na Idade Moderna, a concentração documental em arquivo do Estado, antes de tudo, atendia apenas a questões políticas, pois

  [...] o reforço e a centralização do poder absoluto, especialmente no século

  XVIII, conduziram a uma concentração dos arquivos de Estado em grandes depósitos, o que se pode considerar uma utilização, de certo modo abusiva, ao serviço da política e já não apenas uma necessidade de uso para fins

meramente administrativo (2003, p. 39).

  Somente na Idade Moderna que os arquivos são considerados, segundo Richter; Garcia; Penna; “um conjunto de armas políticas e jurídicas a serviço dos monarcas” (2004, p. 39), e surge através dessa premissa, a justificativa para a concentração documental. A centralização documental em arquivos do Estado é fruto da consciência que os monarcas adquirem sobre a importância que um arquivo tem para o seu governo, dando legitimidade a sua existência e atividades.

  Outra característica dos arquivos do antigo regime é a concepção de arquivo pelo Estado como fonte de poder. Mundet, sobre essa questão, aponta:

  Los derechos del Estado sobre los documentos públicos llevarían a las monarquias a reclamar ante sus funcionários el reintegro de la documentación que, por causa del ejercicio de sus cargos, tuvieran em su poder. Em definitiva, se trata del ejercicio del derecho superior que posee El Estado sobre el conjunto de la documentación pública y el derecho que le asiste a reivindicarla (p. 37, 1994)

  O Estado, portanto, começou a ter conhecimento de que documento era um instrumento de informação para o exercício de poder e afirmação de seus direitos. Este direito, segundo o autor, fez com que o Estado concentrasse a posse da documentação, para que pudesse justamente exercer o poder. O mesmo autor constata a relação com a questão de o arquivo, na época, ser secreto e incomunicável, ou seja, as informações documentais eram segredos de Estado em relação a sua população e, principalmente a outros territórios que não estivessem dentro da abrangência administrativa.

  No final da Idade Moderna, surge o entendimento de um novo valor intrínseco aos documentos. Além do valor administrativo e jurídico, aparece o valor histórico. Historiadores começam a querer utilizar-se dos documentos para a construção historiográfica, ao somarem e averiguarem as fontes orais e narrativas. Mundet lembra que, para sanar a vontade dos historiadores, “empero, el desarrollo del método crítico requeria dos premissas: el acesso a los archivos y su organización em función de la investigación his tórica (1994, p. 38)”, pois os documentos estavam centrados em posse do Estado, o qual detinha seu uso exclusivo.

  A Revolução Francesa (1789) representa uma nova fase na administração e concepção de arquivo. Segundo Ribeiro, os bens das classes dominantes anteriores à revolução burguesa são confiscados:

  As nacionalizações dos bens das anteriores classes dominantes acarretou consigo a natural apropriação dos respectivos cartórios, pois aí se conservavam os títulos de posse e a documentação indispensável à administração das propriedades confiscadas. Assistimos, portanto, a um novo movimento de incorporações em massa de arquivos privados nos depósitos do Estado, os quais passaram a ter designação de “Archives Nationales” (1789, Decreto de 18 Brumário) e a ter funções de conservação e manutenção dos documentos oficiais em que passava a assentar o novo regime (2003, p. 27).

  A administração dos documentos de todas as esferas administrativas da máquina governamental estaria agora dentro de um sistema orgânico de arquivo. Ou seja, surge o arquivo nacional e, com ele, os arquivos departamentais das províncias, interligados entre eles, deixando de lado os depósitos documentais isolados a serviço do poder.

  Posner (1964) cita outros dois efeitos da Revolução Francesa nos arquivos: 1) consciência da responsabilidade do Estado em preservar a documentação antiga, ao compreender o valor histórico desses e 2) a acessibilidade dos documentos para a população em geral.

  A concentração de documentos nos arquivos nacional e departamental, surgidos na França, fora copiado por outros países que sofreram a invasão napoleônica, pois se baseariam na administração dos anos em que estiveram dominados. Mundet (1994) lembra que não foi apenas a documentação oficial de Estado que levou à criação de tais arquivos, mas também aqueles procedentes de instituições religiosas.

  A abertura dos arquivos, com documentos antigos ou de uso não corrente da administração para o público, se deu devido ao desejo por parte do povos de consultá-los para fins, primeiramente, judiciais ou legais. O acesso aos documentos deixa de ser um favor para ser um direito do cidadão.

  O nacionalismo do século XIX impulsionou os arquivos a se tornarem um laboratório para a pesquisa histórica. Posner (1964) conta que, com a invasão Napoleônica a outros países Europeus além da França (1805-1813), os povos dos países dominados tomaram ciência da importância de se ter uma história nacional e utilizaram os documentos de arquivo como instrumento de construção dessa:

  Os povos da Europa gradualmente tomaram consciência de sua individualidade nacional e começaram a usar a história nacional como uma fonte de encorajamento em momentos de desastre nacional. O romantismo começou a glorificar o passado, suas obras de arte e seus monumentos literários e documentais. A publicação de fontes documentais, a fim de torná- las acessíveis para a história do país, e escrever essa história através dos materiais recentemente descobertos tornaram-se os objetivos de um vigoroso e entusiástico movimento na historiografia (POSNER, 1964, p.66).

  O caráter do arquivo, como uma instituição governamental servindo de arsenal de poder começa a se esquecido para o de arquivo como uma instituição científica e cultural. Os arquivistas começaram a dar atenção, segundo Mundet (1994), para os documentos durante a sua vigência, isto é, desde a sua produção até sua destinação final. Inicia, portanto, a separação dos arquivos administrativos dos arquivos históricos. Os arquivos administrativos são criados para servir como ferramenta exclusiva do governo estatal.

  A centralização documental e o interesse de novos usuários pelos arquivos fizeram os arquivistas, no século XIX, começarem a declarar os fundamentos que baseariam a ciência arquivística. Inicia-se, dessa forma, o segundo período da história da constituição de acervos arquivísticos, tendo como suporte um campo teórico que aproxima a arquivística à ciência, deixando-a independente de outros campos do saber. É a fase correspondente ao desenvolvimento arquivístico.

  Em meados do século XX, segundo Ribeiro (2003), o modelo de centralização, fruto da Revolução Francesa (1789), começa a sofrer reveses. A acumulação documental não correspondia mais ao espaço destinado para os arquivos e, somada a essa conjuntura, há, no período do pós-guerra, a proliferação da produção documental.

  O advento da máquina de escrever gerou um volume documental muito maior que em épocas anteriores, fazendo com que arquivistas e administradores pensassem com maior profundidade questões como avaliação, seleção e eliminação de documentos. É nesse panorama que surge o arquivo intermediário, tendo como função ser um pré-arquivo histórico, no qual seria definida a destinação final dos documentos: o recolhimento ao arquivo histórico ou a sua eliminação. Ao falar da criação do arquivo intermediário, Ribeiro (2003) salienta a separação que esse provocou entre o arquivo administrativo e o arquivo histórico:

  De fato, a criação deste tipo de depósitos provocou uma ruptura na evolução natural dos arquivos, isolando arquivos históricos dos arquivos administrativos, como se duas realidades diversas se tratasse, exigindo técnicas diferenciadas e com vocações distintas (os primeiros ao serviço da história e da cultura, os segundos ao serviço das administrações) (2003, p.32). Fica intrínseca, na postura democrática de alguns países em relação aos arquivos, a questão da transparência nas administrações públicas. Como lembra Mundet (1994), o Estado democrático se obriga a abrir a documentação de seus arquivos não apenas para a construção historiográfica, como também para a cidadania, pois isso possibilitaria o controle público e serviria de instrumento de informação.

  Nas últimas décadas, os arquivos começaram a receber diferentes documentos nos tipos de informação (audiovisual) e suportes (principalmente os digitais), oriundos do desenvolvimento da tecnologia, acarretando na diversificação dos acervos arquivísticos atuais.

3.2 Os primeiros procedimentos arquivísticos e a pesquisa histórica.

  O s documentos consultados por um historiador na realização de sua pesquisa estão

  custodiados em um arquivo classificado como permanente. Essa classificação segue a teoria

  3 das três idades dos arquivos como apontam Richter; Garcia; Penna.

  A teoria das três idades dos arquivos é a sistematização do ciclo vital dos documentos de arquivo [..] c) Arquivos Permanentes (terceira idade): formados por documentos que deixaram de ter valor previsível para a administração que os produziu, preservados em caráter definitivo, em função do seu valor histórico (servir à pesquisa) (2005, p. 62).

  No conceito das autoras sobre Arquivo Permanente, percebe-se que os documentos que nele se encontram são oriundos de outros tipos de arquivo, já que são considerados de terceira idade e seguem uma sequência determinada que a arquivística chama de ciclo vital dos documentos. Belloto (2006) lembra que esse ciclo vital de documentos conceitua as diferentes fases que um documento passa dentro de um arquivo, aos quais levam em conta a sua função, valor e, principalmente, sua vigência.

  Richter; Garcia; Penna constatam que, antes do Arquivo Permanente, há o Arquivo Corrente e Intermediário:

  a) Arquivos Correntes (primeira idade): são formados pelos documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento das atividades. São documentos indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração que conservem junto aos órgãos produtores, em razão da freqüência com que 3 são consultados; b) Arquivos Intermediários (segunda fase): constituídos por

  

“Segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequ ência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário” documentos originários dos Arquivos Correntes, com uso pouco freqüente e aguardam sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, em local próximo à administração produtora (2005, p. 62).

  4 Ressalta-se que o documento, uma vez recolhido do Arquivo Intermediário para o

  Arquivo Permanente, não fará o caminho inverso, pois um documento uma vez histórico, sempre assim será considerado.

  O historiador, portanto, vai entrar em contato com os documentos no último tipo de arquivo, segundo o ciclo vital dos documentos, quando esse documento perde a finalidade para o qual fora criado. Os Arquivos Correntes servem para o uso exclusivo da administração já que eles, segundo Paes,

  são constituídos de documento em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc (2002, p. 54).

  Os mesmos documentos que se encontram no Arquivo Corrente, portanto, posteriormente estarão no Arquivo Permanente que interessa ao historiador. Assim, os arquivistas dos Arquivos Permanentes terão a preocupação de saber como se realizam as políticas arquivísticas no Arquivo Corrente, para melhor tratarem o acervo do Arquivo Permanente sob sua custodia. Isso possibilitará, a forma mais adequada de disponibilizar a documentação para a pesquisa historiográfica. Sobre isso, Belloto afirma que

  para bem delimitar a especificidade do processamento da documentação no próprio âmbito dos Arquivos Permanentes há que se começar pela fase de administração de documentos correntes (o records management dos norte- americanos), a gestão documental, enfim. Resume-se esta tarefa no acompanhamento da produção, no recebimento, na classificação, no controle

da tramitação e na avaliação (2006, p.30).

  Nessa mesma linha de raciocínio, Schellenberg (2006) aponta que a forma em que for ordenada a documentação nos Arquivos Correntes influenciará o uso dos documentos para

  5

  fins de pesquisas. O autor foca os métodos de guarda e de descarte de documentos nos Arquivos Correntes como agentes determinantes da maneira que estarão organizados os mesmos documentos, quando estiverem no Arquivo Permanente. O primeiro fator por 4 influenciar o ordenamento documental, a descrição arquivística e o acesso aos documentos e o

  

“ Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente”

5 (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 142).

  

“Deverão conservar os documentos até que se extinga seu valor, ou esteja quase extinto, para a administração.

  

E, quando aquele valor termina, devem descartá-los para que não fiquem em suas repartições tomando espaço, segundo no processo de Avaliação Documental, ressaltando-se a importância que os produtores de documentos têm na atribuição de valores, quando da aplicação do processo avaliativo.

  Na realização de uma pesquisa, é primordial ao historiador saber a estrutura administrativa do órgão produtor de documentos em que for pesquisar e sua tipologia documental

  6

  , porque é a forma de entender a conjuntura em que as informações sobre seu objeto de estudo foram produzidas, levando-se em conta que o documento de arquivo estudado encontrou-se antes em um Arquivo Corrente, sendo originado deste. Assim o pesquisador elucidará sua pesquisa.

  Schellenberg lembra o que determina a estada do documento dentro de um tipo de arquivo ou outro é o valor que o documento exerce em um espaço de tempo. O mesmo autor identifica nos documentos dois valores intrínsecos:

  Os valores inerentes aos documentos públicos modernos são de duas categorias: valores primários, para a própria entidade e valores secundários para outras entidades e utilizadores privados. Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um órgão foi criado

  • – administrativo, fiscais, legais e executivos. Esses usos são, é lógico, de primeira importância. Mas os documentos oficiais são preservados em arquivos por apresentarem valores que persistirão por muito mais tempo ainda depois de cessado seu uso corrente e porque seus valores serão de interesse para outros que não utilizadores iniciais (2006, p. 180).

  Logo, o procedimento que verifica se um documento deixa de ter valor primário para ter valor secundário é a Avaliação Documental. Essa etapa é de fundamental importância para a historiografia, pois os documentos que perderem o valor primário e que não forem considerados como de valor secundários serão eliminados. Uma Avaliação Documental realizada de qualquer maneira e por qualquer profissional pode fazer com que um conteúdo informacional de cunho histórico se perca para sempre, formando lacunas na historiografia.

  A Avaliação Documental é justificada por Mundet, principalmente, pelas grandes mudanças ocorridas no último século:

  El incremento exponencial de las actividades humanas, la creciente intervención de las administraciones públicas em múltiples aspectos de la vida social, ya en el âmbito de la privacidad ya en el colectivo, han producido la denominada inflación de la documentación contemporânea. Los métodos administrativos cada vez más alambicados, la imperiosa plasmación documental de los procedimientos, la necesidad de obtener datos para fundamentar las actuaciones, la exigência de comunicar la información em distintos niveles, los métodos de difusión y multiplicación, generan uma 6

“ Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou” (RITCHER; masa documental de dimensiones crescientes, imposible de conservar em su totalidad y em parte, además, innecesaria (1994, p. 201).

  O autor chega a considerar, além de impossível, desnecessário o acúmulo de massa documental, então é preciso uma seleção de quais documentos serão preservados e o procedimento adequado para fazer essa seleção é através da Avaliação Documental.

  Nesse panorama, a Avaliação Documental tem como intuito a racionalização da massa documental acumulada, e com isso, facilita a recuperação da informação, além de liberar o espaço físico do arquivo.

  A Avaliação Documental acaba sendo benéfica também para o historiador, como Schellenberg (2006) relata:

  “Uma redução na quantidade de tais documentos torna-se essencial, tanto para o próprio governo, qu anto para o pesquisador” (p. 179) e na seqüência conclui que

  ao mesmo tempo, não se pode considerar que os pesquisadores estejam devidamente servidos pela simples manutenção de todos os documentos. Os especialistas se desorientam ante a enorme quantidade de papéis oficiais modernos. Os documentos devem ser reduzidos em quantidades úteis à pesquisa erudita (SCHELLENBERG, p. 179).

  Belloto (2006) complementa essa idéia ao dizer que, com um número vasto de documentos ao seu dispor, mesmo com os recursos da informática, o historiador não daria conta de tantas fontes.

  A Avaliação documental é definida pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia

  processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os

  Arquivística (2005) como “

  

prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos”. Os

valores mencionados pelo Dicionário são os valores primários e secundários já citados antes.

  Já a responsabilidade de estabelecer os prazos de guarda não é apenas do arquivista.

Mundet (1994) aponta que, para conseguir o objetivo com maior efeito, todos os grupos

interessados em acesso à documentação a ser avaliada devem estar presentes no processo,

formando uma comissão.

  O historiador entra na comissão como aquele que assegurara a preservação dos

documentos “culturalmente importantes”, passíveis de serem utilizados em uma futura

pesquisa, contribuindo assim com a construção historiográfica.

  A participação do historiador na comissão de avaliação, mesmo sendo defendida pela

maioria dos autores da ciência arquivística, às vezes, é relegada ou mesmo esquecida.

Machado e Camargo (2000), em seu livro, Como implantar arquivos municipais, que trata de

  

uma documentação pública de interesse de toda a sociedade em que está inserida, indicam,

como a base para a comissão de Avaliação Documental além do arquivista, apenas pessoas

ligadas à administração do órgão produtor. As mesmas autoras citam as competências das

comissões de Avaliação Documental e nelas, há mais uma nítida preocupação com a

eliminação de documentos do que com a preservação desses:

  À Comissão Permanente de Avaliação compete: analisar os registros consolidados da identificação; providenciar a complementação de dados, através de correspondência, entrevista e outros meios; analisar o conteúdo dos conjuntos documentais, atribuindo-lhe prazos de destinação; elaborar a tabela de temporalidade e o relatório final; providenciar a divulgação da tabela; revisar periodicamente a tabela; elaborar instruções para o

funcionamento da comissão (2000, p. 28).

  Entre as competências, deveria ser citada uma que garantisse o recolhimento de

documentos com valor secundário, ou seja, histórico para o Arquivo Permanente,

disponibilizando-os à pesquisa. Se a Avaliação Documental não for tratada com seriedade e

  com preocupação histórica, levando-se em conta que os documentos são patrimônio social, conjuntos documentais indispensáveis para a construção historiográfica, eles não estarão disponíveis para as seguintes gerações de historiadores e da sociedade como um todo .

  Enfim, é com a Avaliação Documental que se define a destinação final dos documentos

que não possuem mais o valor primário, ou seja, sua eliminação ou recolhimento ao Arquivo

Permanente.

  Segundo Bernades, os tempos médios de permanência dos documentos nos três tipos de

arquivos, em consonância com os valores intrínsecos aos documentos, são demonstrado na

tabela a seguir:

  Tabela 1 Temporalidade dos documentos arquivísticos

  Idade do documento Valor Duração média Frequência de Uso / Acesso Local de arquivamento ADMINISTRATIVA Imediato ou Primário Cerca de 5 anos documentos vigentes

  • muito consultados
  • acesso restrito ao organismo produtor Arquivo Corrente (próximo ao produtor)
    • – Primário Reduzido 5 + 5 = 10 - documentos vigentes

  • regularmente consultados
  • acesso restrito ao organismo produtor Arquivo Central (próximo à administração)
    • – Primário Minimo 10 + 20 = 30 - documentos vigentes

  • prazo precaucional longo
  • referência ocasional Arquivo Intermediário (exterior à Instituição ou anexo
  • pouca frequência de ao Arquivo uso Permanente)
  • acesso público mediante autorização

  INTERMEDIÁRIA

  I

  II

  III - Secundário Potencial 30 + 20 = 50

  HISTÓRICA Secundário Máximo Definitiva - documentos que Arquivo Permanente perderam a vigência ou Histórico

  • valor permanente
  • acesso público pleno

  Fonte: BERNADES, 1998, p. 7.

  Ao analisar a tabela, percebe-se que um documento considerado histórico, ou seja, de

valor secundário, pode levar de quinze a cinquenta anos para ser liberado à consulta. O

historiador deve ficar atento aos prazos de guarda para justamente poder reivindicar os

documentos para as pesquisas historiográficas.

  Uma forma de verificar os períodos de prazo de guarda dos documentos da esfera pública

é através da Tabela de Temporalidade Arquivística, produto do processo de Avaliação

Documental, importante instrumento da arquivística, e consequentemente, da historiografia.

  Bernades, em seu livro que trata especificamente sobre a Avaliação Documental, conceitua a Tabela de Temporalidade como o instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores administrativos, legais, fiscais etc. e determina prazos para a sua transferência, recolhimento ou eliminação (1998, p. 11).

  Como a própria autora lembra, a tabela de temporalidade deve ser encaminhada para a

aprovação da instituição arquivística pública em sua específica esfera de competência e,

depois de aprovada, a tabela de temporalidade deve ser publicada.

  Assim, o historiador pode ficar atento a quais documentos estão sendo recolhidos para o

Arquivo Permanente ou exigir a aplicação da tabela de temporalidade, quando ela não estiver

sendo realizada. Dessa forma, o historiador terá garantido o acesso à sua fonte primordial, que

são os documentos de arquivo.

  Para verificar se os documentos possuem valor secundário durante o processo de

Avaliação Documental ou de construção da Tabela de Temporalidade Arquivística, baseado

na obra de Schellenberg, Mundet resume quais os critérios devem ser considerados:

  Los valores secundarios. Derivados de su importância para la investigación, son de dois tipos: - Valores testimoniales, es decir, aquellos que reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes. Son indispensables para la entidade creadora y para la investigación: - Para La primeria son “un depósito de sabiduría y experiência administrativa”. – Para a segunda “proporcionam la fuente de recursos más efectiva de lo que há hecho em realidade. – Valores informativos, es decir, aquellos que contribuyen sustancialmente a la investigación y al studio em cualquier campo del saber. La información no interesa tanto por referirse al modus operandi de um entidad, cuanto porque trata cuestiones distintas, ajenas a si misma, como por ejemplo los censos de población. Según los estableciera Schellenberg los valores informativos pueden referirse a personas (tanto físicas como jurídicas), cosas (entendidas como lugares, edifícios y otros objettos materiales) y fenômenos (acontecimentos, cuestiones sociales, políticas...) (1994, p. 215).

  Os documentos avaliados, com algum desses requisitos, ou seja, constituindo-se de valor

probatório ou informativo, serão considerados históricos e, portanto, devem ser recolhidos

para o Arquivo Permanente. O momento ideal para que isso ocorra é quando os documentos

encontram-se no Arquivo Intermediário, pois ali se encontram a maioria dos documentos que

estão perdendo sua vigência legal e que não serão, após o fim de sua validade, mais de

interesse imediato para a administração. É preciso por isso, dar uma destinação para esses

documentos. Como aborda PAES, ao definir as funções do Arquivo Intermediário,

  Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório, isto é, em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento de prazos estabelecidos pelas comissões de análise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa (2002, p. 117).

  O Arquivo Intermediário serve para desafogar o Arquivo Corrente e impedir, com a

Avaliação Documental, o recolhimento em demasia da massa documental. Santos acredita que

o Arquivo Intermediário é apenas um prolongamento das funções administrativas existentes

nos Arquivos Correntes, prejudicando a pesquisa histórica, por atrasar o acesso aos

documentos nele contidos:

  A palavra-chave temporário determina a transitoriedade, isto é, a guarda por algum tempo dos documentos no chamado Arquivo Intermediário ou Pré- Arquivo, sendo apenas um lugar de passagem. A temporalidade cumpre uma definição metodológica, da práxis arquivística, sustentada num pressuposto da racionalidade de tempo, do espaço, de pessoal e da própria massa de documentos produzidos. O pré-Arquivo é profundamente ideológico, porque constrói um discurso pseudo-justificador, quando não retira da esfera de influência do Arquivo Corrente a documentação não disponibilizada a pesquisa (2004, p. 140). Um fator que colabora para que o documento fique por mais tempo nos Arquivos de primeira e segunda idade é a política de acesso documental, respaldada pelo Decreto nº 2.134/97 (CONARQ, 2009, p. 104), que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles. O artigo nº 15 desse Decreto classifica a documentação de caráter

  7 sigiloso em quatro categorias: ultrassecreto, secreto, confidencial e reservado .

  O tempo para recolher os documentos que receberam a classificação de sigilo ao Arquivo

Permanente, tornando-os de acesso público e disponível para a pesquisa historiográfica,

variará conforme essa classificação. O artigo nº 20 do Decreto nº 2134/97 (CONARQ, 2009,

p. 34) estabelece que documentos considerados como ultrassecretos continuarão com essa

classificação por, no máximo, trinta anos, os secretos por vinte anos, confidenciais por dez

anos e, por fim, os reservados por cinco anos. Esses prazos poderão ser renovados mais uma

vez pelos mesmos períodos, se a autoridade responsável pela classificação dos documentos

achar conveniente para a segurança da sociedade e do Estado, conforme o artigo nº 23 do

mesmo Decreto (CONARQ, 2009, p. 34).

  A historiografia poderá, portanto, contar com certos documentos como fonte de pesquisa

sessenta anos após o acontecimento que os geraram. Assim, uma geração pode acabar não

entrando em contato com a documentação pública a ela pertinente.

  Um documento ainda pode receber restrição de acesso público por cem anos, se ele for

relacionado à intimidade pessoal. O artigo nº 28 e 29, do Decreto nº 2134/97 (CONARQ,

2009, p. 34), diz que documentos relacionados à intimidade pessoal e de processos judiciais

que tenham tramitado em segredo na justiça serão, a partir de sua produção, restritos pelo

prazo de cem anos. Esses documentos poderão ser liberados para a consulta pública desde que

a liberação seja feita pelo titular ou pelos herdeiros, como ressalta o artigo nº 8 do mesmo

Decreto (CONARQ, 2009, p. 33).

  O Decreto nº 2134/97, ainda através do artigo nº 27 (CONARQ, 2009, p. 34), assegura o

acesso aos documentos de caráter permanente, ao estabelecer que documentos históricos

7

tendo classificação de sigilo serão desclassificados e recolhidos ao Arquivo Permanente,

Os documentos públicos sigilosos classificam-se em quatro categorias: I - ultrassecretos: os que requerem

excepcionais medidas de segurança e cujo teor só deva ser do conhecimento de agentes públicos ligados ao seu

estudo e manuseio. II - Os documentos secretos: são os que requerem rigorosas medidas de segurança e cujo

teor ou característica possam ser do conhecimento de agentes públicos que, embora sem ligação íntima com seu

estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade

funcional. III - Confidenciais são aqueles cujo conhecimento e divulgação possa ser prejudicial ao interesse do

País IV - reservados são os que não devem, imediatamente, ser do conhecimento do público em geral. (BRASIL.

Artigo 15 do Decreto 2.134 de 8 de janeiro de 1997. dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos

e o acesso a eles, e dá outras providências. In: Legislação Arquivística, Rio de Janeiro, p. 33, abril. 2009.)

  

quando esgotarem seus prazos de sigilo. Esse artigo vem ao encontro do artigo nº 22, da Lei

8159/91 (CONARQ, 2009, p. 14) que assegura o direito ao acesso pleno aos documentos

públicos, garantindo assim a presença desses documentos na construção historiográfica.

  Santos, ao abordar o Arquivo Intermediário e os critérios de sigilos documentais

apontados anteriormente, relata que a prática arquivística está mais relacionada à aproximação

do arquivo com o poder do que à preocupação do primeiro ao acesso e à pesquisa

  Há, assim, o determinismo do sigilo e do acesso e a ditadura do órgão de origem. E qual o espírito danoso? A serventia está, sem dúvida, muito mais na aproximação entre os arquivos e o poder, em se tratando da administração pública. Do ponto de vista arquivístico, ao interesse de quem? Da pesquisa? Da relação saber-poder? Da cidadanização dos arquivos? Compete à legitimidade social dos Arquivos Públicos dar as respostas (2004, p. 151).

  O Decreto 2134/97(CONARQ, 2009, p. 33) também ressalta, através do artigo n° 4, que o

documento, uma vez consultado pela população, não poderá sofrer mais classificação de

sigilo. Esse artigo repercute nos documentos históricos, já que estes se encontram nos

Arquivos Permanentes de acesso público, não podendo assim mais ser negado o seu acesso, o

que proporcionou a renovação historiográfica através de diversas gerações de historiadores

sobre o mesmo objeto de estudo.

  Outros fundamentos da arquivística devem ser de conhecimento do historiador, pois ao

conhecer a forma que se estrutura um arquivo, mais fácil será a sua busca por informações e

mais elucidativas para sua pesquisa. Entre eles, estão o Princípio da Proveniência, o Fundo

Documental e Classificação Documental.

  O Princípio da Proveniência é definido por Richter; Garcia; Penna como: Princípio de respeito aos fundos: (princípio da proveniência) princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturadas aos de origem diversa. (2004, p. 121).

  O historiador saberá, ao procurar os documentos de certa instituição ou de um acervo

particular, que eles se encontrarão juntos através de um Fundo Documental, sem que estejam

misturados com documentos de outras origens. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define Fundo como o “conjunto de documentos de uma mesma proveniência” (2005, p. 96), ou seja, Fundo é produto do Princípio da Proveniência. Em relação à Classificação Documental, ressalta Gonçalves que no meio arquivístico brasileiro, foi consagrada a distinção entre “classificação” e “arranjo”. De acordo com tal distinção, a “classificação” corresponderia às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente, a partir da análise das funções e atividades do organismo produtor de arquivos (1998, p. 11).

  A Classificação Documental, portanto, separa os tipos documentais de uma forma lógica,

  8

  9

respeitando as funções e a estrutura do órgão produtor de documentos em grupos e séries . A

Classificação facilita o processo de recuperação da informação.

  O produto da Classificação Documental é o Plano de Classificação, sendo ele a

estruturação da Classificação Documental, tornando-se um instrumento essencial à gestão dos

Arquivos Correntes e Intermediários. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística o

define como

  Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente

adotada em arquivos correntes (2005, p. 131.)

  O conhecimento do Plano de Classificação revela ao historiador, além da estrutura da instituição que produziu os documentos e por ele estudada, o contexto funcional desse documento, base do arranjo do Arquivo Permanente, na qual os documentos estão de acesso livre à consulta.

3.3 Os procedimentos arquivísticos na documentação de valor histórico e sua repercussão na historiografia.

  A documentação, que é transferida do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente, também recebe tratamento arquivístico, o que, em consequência influenciará a pesquisa histórica.

  A documentação que não foi eliminada no processo de avaliação documental e esgotado o prazo de tempo de permanência no Arquivo Intermediário constituirá o acervo disponível para os pesquisadores. Paes distingue quatro funções a serem desenvolvidas pelo arquivista 8 no Arquivo Permanente:

  Num plano de classificação ou código de classificação, a subdivisão da subclasse “

  ” (ARQUIVO NACIONAL, 9 p. 100).

  

“Costumam formar uma série (classes) os elementos que, mesmo não sendo rigorosamente iguais, apresentam

entre si mais semelhanças do que diferenças, o que permite sua reunião ” (dando origem a um conjunto)

1. Arranjo

  • – reunião e ordenação adequada dos documentos. 2. Descrição e Publicação – acesso aos documentos para consulta e divulgação do acervo. 3.

  Conservação - Medidas de proteção aos documentos e, conseqüentemente, do local de sua guarda, visando a impedir a destruição. 4. Referência

  • – política de acesso e uso dos documentos (2002, p. 122).

10 O arranjo documental permite ao historiador, assim como a classificação documental

  dos arquivos correntes, ter o conhecimento de como está estruturado o Arquivo Permanente, possibilitando-lhe assim saber o que existe dentro de um acervo e a localização dos conjuntos documentais que deseja utilizar como fonte de sua pesquisa.

  Quando o historiador for realizar suas pesquisas, deve levar em consideração que a forma como é arranjada a documentação pelo arquivista no Arquivo permanente obedece à forma pela qual foi classificada a documentação no Arquivo Corrente com as lacunas documentais surgidas pela Avaliação Documental e não por temas específicos de pesquisa. Dessa maneira, o arranjo terá como critério de organização a função que o documento desempenhou ou a administração do órgão produtor de documentos. Belloto justifica o porquê de o arranjo documental ter ligação com a classificação utilizada nos Arquivos Correntes e não aos temas de pesquisas históricas:

  Se o Arquivo Permanente visa atender ao pesquisador, pode parecer paradoxal que o arranjo seja baseado na forma administrativa. Para o historiador seria mais fácil que a ordenação fosse temática, cronológica ou geográfica. Entretanto, tal ordenação faria desaparecer ou diluiria a percepção da razão de ser do documento, o que, afinal, o deformaria aos olhos do consulente. Em muitos casos pode vir ao encontro de uma pesquisa muito mais a natureza e o significado do documento dentro do conjunto orgânico do que a informação nele contida (2006, p. 139).

  O historiador não fica prejudicado no seu processo investigativo, ao deter conhecimento do seu objeto de pesquisa e sabendo o que deseja procurar, cabe a ele buscar possíveis arquivos, nos quais pode sanar suas perguntas. Nesses arquivos, o historiador deve se inteirar como está arranjada a documentação e quais órgãos as produziram. O contato com o arquivista pessoalmente é de fundamental importância se o historiador deseja tornar sua pesquisa mais profunda e com maior número de subsídios documentais.

  10

“Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou

  A função arquivística, que aproxima o historiador dos conjuntos documentais e suas informações, é a descrição arquivística que tem como resultado final os instrumentos de

  11 pesquisa .

  Sobre Descrição Documental, Miller a define como:

  La descripción archivística es, fundamentalmente, el processo de comunicar la información documental a los usuarios. Por ser un término general que comprende um número de actividades afines, la descripción archivística incluye generalmente la información generada o recogida sobre los documentos y sus creadores; la organización y el control de esa información, tanto intelectual como administramente y el acceso a la misma dentro y fuera del repositório (1994, p. 119).

  Somente a descrição arquivística, de acordo com Lopes (2002), garante a compreensão ampla do conteúdo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a localização dos documentos que o integram.

  Belloto (2006), ao falar sobre descrição documental, afirma ainda que todos os elementos ligados às informações de interesse do historiador, como datas-baliza e conteúdo, é que serão objetos do trabalho descritivo do arquivista.

  A descrição documental terá como produto final um instrumento de pesquisa que fornecerá informações sobre os fundos, os grupos, as séries e/ou os itens documentais, além do próprio funcionamento do Arquivo e sua política de acesso aos documentos.

  Para Bellotto, os instrumentos de pesquisa unem a indagação do pesquisador com as fontes que o aproximam do seu objeto de pesquisa, pois eles são

  vitais para o processo historiográfico. Escolhido um tema e aventadas as hipóteses de trabalho, o historiador passa ao como e ao onde. Diante de um sem-número de fontes utilizáveis, a primeira providência, pela própria essência do método histórico, é a localização dos testemunhos (2006, p. 174)

  Os instrumentos de pesquisa são a forma pela qual o arquivista vai disponibilizar quais informações estão contidas no acervo sob sua custódia para os historiadores/pesquisadores. Santos salienta que, em relação à história, os instrumentos de pesquisa são de suma importância, pois são eles que permitirão, dentro das possibilidades de buscas em um arquivo, 11 o conhecimento de conteúdos documentais

  

“Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos ” (LOPES, 2002, p. 10). descritos, por definições e/ou conceitos, esses instrumentos de pesquisa são de enorme importância para o processo investigatório, a partir da conjetura de trabalho do historiador, na utilização das fontes de arquivo, no sentido da consulta, ato pelo qual o historiador terá condições para conhecer ou examinar um documento em seu conteúdo, de valor informativo por permitir conhecer pessoas, fatos e coisas tarefa do historiador (2003, p. 50)

  Entre os instrumentos de pesquisas, temos o guia, o inventário, o catálogo, índices e edições de fontes e cada um deles está ligado a um nível de descrição arquivística como aponta a tabela de Lopes

  Tabela 2

  Níveis de descrição arquivística Nível Base de Descrição Instrumentos Instituição Conjuntos documentais Guia amplos Fundos, Grupos, Coleções Série Inventário Séries Unidades documentais Catálogo Unidades documentais Assunto, recorte temático Catálogo Seletivo, Índice selecionadas pertencentes a uma ou mais origens Fonte: LOPES, 2002, p. 22.

  O guia fornece as informações básicas sobre o Arquivo que custeia a documentação. A finalidade de um guia, segundo Paes (2002), é informar sobre a história, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. Assim, o guia permite ao historiador se informar sobre o arquivo em questão e por quais séries e tipos documentais ele é formado, além de como ter acesso a essa documentação.

  O Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria

  • – AHMSM, no ano de 1999, publicou o Guia do Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria. Na sua introdução, o guia relata que seu intuito

  é o de colocar a serviço dos pesquisadores e cidadãos em geral, interessados em conhecer as fontes documentais, um instrumento que ofereça uma visão global da organização de seus Fundos, e permita, através dos mesmos, caminhar nas mais diferentes perspectivas de pesquisa e utilização da informação contida nos documentos, já que neles, de certa forma, encontra-se uma fonte rica em informações relativas à história da Cidade de Santa Maria e Região Central do Estado do Rio Grande do Sul no Brasil (1999, p. 9).

  O Guia do AHMSM obedece aos princípios teóricos do que é um guia como instrumento de pesquisa arquivístico, pois difunde as informações que contêm o acervo documental em questão. O elo que liga o pesquisador e a fonte documental torna-se possível, já que nele o historiador fica sabendo quais os fundos estão custodiados pelo AHMSM, quais os tipos documentais existentes nesses fundos e como funciona o atendimento do local.

  Para os autores, o guia

  está estruturado, principalmente em atenção aos futuros usuários, da seguinte forma: uma breve contextualização histórica da Cidade de Santa Maria e sua administração, produtora da documentação; uma sinopse histórica do Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria e informações relativas ao mesmo; informações relativas aos fundos documentais e instrumentos auxiliares de acesso e os serviços que atualmente o Arquivo confere à comunidade. Dentro deste esquema de trabalho se propõe um Quando de Classificação de Fundos, sem entrar em detalhes de cada série. Segue uma sucinta descrição do que contém cada um dos mesmos com as datas balizas e suas formas de organização interna. (1999, p. 9)

  Ou seja, as informações contidas no guia permitem ao historiador analisar os documentos, processo que é essencial dentro da historiografia. Por ele, é possível de verificar elementos iniciais que são essenciais numa pesquisa histórica, como os apontados por Santos (2003): elementos que dão identidade ao documento (público ou privado, oral ou escrito, erudito ou popular), elementos que o contextualizam (o tempo, o lugar, a cultura, a ideologia, a autoria) e elementos que corporificam (falso ou verdadeiro, antigo ou recente, autêntico ou forjado, genuíno ou mutilado). Abaixo, é ilustrada a descrição de um fundo custodiado no AHMSM:

  Figura 1: Guia do Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria

  • – Descrição do Fundo da Intendência Municipal (1892
  • – 1929) Fonte: VIVAR; SILVA; KONRAD. 1999, p. 20.

  Mundet (1994) ainda divide os guias em quatro tipos, sendo eles de interesse para diferentes tipos de pesquisa do historiador: o Censo Guia, que se utiliza para informar acerca de um grande número de arquivos, sendo eles de um país ou região; o Guia de Fontes, que contém dados de todos os fundos documentais que detenham fontes de um tema específico; o Guia Orgânico, que contém informação de vários arquivos que pertencem a um organismo determinado; e o Guia de Arquivo que centra a atenção em apenas um arquivo, possuindo um ou mais fundos.

  O Inventário é o instrumento de pesquisa que deve ser realizado em sequência ao Guia e está relacionado à descrição de Fundos, Grupos ou coleções. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define o inventário como

  Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 108).

  Esse instrumento de pesquisa proporciona ao historiador não apenas a menção dos tipos documentais existentes no guia, como também os descreve dando exata dimensão das características existentes em cada uma das séries de um fundo documental. Um bom inventário permite ao historiador o conhecimento da existência e da forma de acesso a conjuntos de documentos, desde que ele saiba a maneira como está arranjada a documentação. Belloto (2006), ao relatar os diferentes instrumentos de pesquisa, coloca um exemplo de inventário, a seguir ilustrado:

  Tabela 3

  Inventário do arquivo permanente da Assembléia Legislativa do Estado de São Paulo

  SÉRIE 8

  • – PROPOSTAS À MESA

    Caracterização: Sugestão inicial que os conselheiros faziam por escrito para que seu intento fosse

    discutido, aprovado e transformado em resolução. Contém, inicialmente, as justificativas e, a seguir, os itens da proposição, antecedidos da palavra “proponho”.

  Datas-baliza: 1828

  • – 1934
Quantidade: 39 unidades documentais Notação: FFCGP, Lata 1

Observações: As propostas recebem emendas, que podem constatar como marginalia na própria

folha de proposta, ou podem vir em pequenos papéis anexos. Recebem o respectivo aprovado (ou não) para cada item que o tenha sido na discussão.

  SÉRIE 9 Ố REPRESENTAđỏES ầ MESA

Caracterização: Documento dirigido pelo Conselho Provincial, coletivamente, ao Governo

Imperial, de estranheza ou de encaminhamento de resoluções.

  1820

  • – 1834 Datas-baliza: 35 unidades documentais Quantidade: FCGP, S9, Lata 2 Notação: Fonte: BELLOTO, 2006, p. 201.

  Observa-se que o inventário é dividido por séries e o principal elemento descrito é a caracterização que descreve um conjunto de documentos contidos dentro dessa série. O historiador, perante um inventário, deve procurar as caracterizações mais adequadas que respondem às perguntas de sua pesquisa. Com o inventário, o historiador também consegue saber a quantidade de documentos dispostos para a sua pesquisa e a localização desses dentro do acervo.

  Já a elaboração do catálogo é mais demorada e minuciosa que os outros instrumentos, pois, como relata Lopez (2002), ele é voltado para a localização específica de documentos, acarretando, assim, a realização da descrição, peça por peça documental. A vantagem do catálogo para o historiador é ter à disposição a descrição de todos os documentos do conjunto documental escolhido para ser difundido, permitindo-lhes com rapidez a localização direta do documento desejado para a sua pesquisa. Belloto (2006) exemplifica, quando escreve sobre os catálogos:

  Tabela 4

  Catálogo da Coleção Marcelo Schmidt

  N° Ano Dia/mês De Para Conteúdo 127 1927 23 de maio Manuel Pacheco, Marcelo Schmidt Pedidndo colocação com o dr.

  Pirajuí Bernardi ou com outro, dizendo ter conversado com João Figueredo sobre a colocação de um sobrinho deste, filho de Cornélio, e agradecendo (carta) 128 1927 30 de maio

A. De Pádua Sales Presidente e Convocando os eleitores para o

  (presidente da membros do preenchimento de vagas de Comissão Diretora do diretório político deputado estadual e presidente do Partido Republicano), estado (circular; papel timbrado). São Paulo 129 1927 1º junho Joaquim Fraga Gerente do Banco Pedindo colocação como (escriturário), São Noroeste, Rio escriturário no Banco Noroeste de Paulo Claro Rio Claro (carta; papel timbrado:

  Estrada de Ferro Sorocabana). 130 1927 8 de junho Rui Paula Souza, São Marcelo Schimdt Confirma sua presença nas festas Paulo do centenário de Rio Claro e envian saudações a Inácio Mesquita e Irineu Penteado (carta; papel timbrado: Liceu Franco Brasileiro, São Paulo).

  131 1927 9 de junho Lacerda, Karlsbad Marcelo Schmidt, Envio de saudações (cartão- Rio Claro postal-foto de Karlsbad) 132 1927 10 de junho Paulo de Campos, Marcelo Schmidt Agradece manifestação de Rio Claro pêsames (cartão de visita)

  Fonte: BELLOTO, Heloísa. 2006, p. 205

  O exemplo demonstra que cada documento recebe uma numeração, já que a descrição é realizada por peça documental, e a principal descrição é do conteúdo que resume as informações das peças documentais.

  Esse instrumento de pesquisa poupa o historiador da pesquisa direta aos documentos, já que tem acesso aos conteúdos de todos os documentos de uma série, fundo ou do acervo como um todo. Ao deixar o contato direto com os documentos, o historiador evita o manuseio da documentação, que em muitos casos, se encontra em fase de deterioração bastante avançada.

  Da mesma forma, o historiador deve sempre ter a preocupação quanto à descrição de conteúdo. Dependendo do tipo documental, pode ser de caráter subjetivo por parte do arquivista, devendo ele, portando, ter o cuidado para não perder o contato com certos documentos que podem ser cruciais para a sua pesquisa.

  O catálogo também pode ser realizado para descrever um tema de pesquisa, assunto ou o que os usuários têm interesse. Esses tipos de catálogos são o que a arquivística chama de catálogos seletivos. Paes (2002), ao falar sobre o catálogo seletivo, diz que

  os catálogos seletivos transcendem a dimensão arquivística dos catálogos convencionais ao escolher documentos que atendam a critérios temáticos, independentemente de sua posição no plano de classificação, podendo, inclusive, reunir documentos de fundos e arquivos distintos (p. 33).

  Na elaboração de um catálogo seletivo, a colaboração do historiador se faz de suma importância, podendo este atuar na definição de quais temas ou períodos devem ser descritos. O historiador julga quais temas em potencial e de fundamental importância devem estar preparados para o acesso dos usuários de arquivo. Para isso, o historiador deve estar atento à história local, interesse da comunidade inserida no acervo e aos fatos históricos comemorativos.

  Os índices, segundo Belloto (2006), são a continuação do catálogo, podendo aqueles serem autônomos a este, que procura colocar as descrições em ordem alfabética, proporcionando a localização imediata do conteúdo, sem que para isso tenha noção do arranjo documental.

  Há ainda a edição de fontes, nas quais é realizada a publicação, na íntegra, de todo o conteúdo informacional de um texto considerado histórico ou importante cultural e/ou socialmente. O historiador pode contribuir na seleção de quais documentos são mais importantes para publicar, ou ainda usufruir de certos conteúdos documentais em um novo suporte ou peça documental. Belloto fala sobre a dificuldade da a publicação de uma fonte de forma integral (p. 215)

  À primeira vista, pode parecer que tudo vem a resumir-se a um trabalho material de cópia, exigin do alguma atenção e paciência (...), mas há “uma

  12 série de problemas de seleção (crítica geral), leitura (paleografia ), análise

  13 (diplomática ), intelecção (gramática, lexicografia), identificação de datas (cronologia) ou nomes (onomástica, biografia, genealogia, geografia histórica), determinação dos fatos (história geral, bibliografia, pesquisa de fontes paralelas) etc. (p. 215)

  A autora também lembra que é necessário, para uma boa edição de fontes, haver uma política de publicação dessas fontes. Aqui, mais uma vez o historiador poderá contribuir na produção desse instrumento de pesquisa, pois dentro de um conjunto de documentos, saberá escolher aqueles com mais elementos significativos que contribuirão para o entendimento da mensagem, que se quer passar na proposta da edição da fonte, como a de maior impacto para o público. O historiador contribuirá, com os outros profissionais envolvidos na produção do instrumento de pesquisa, na melhor maneira de ela ser apresentada ao público.

  Independentemente de qual instrumento de pesquisa a ser produzido dentro de um arquivo permanente, a assessoria do historiador ajudará a entender o período, temas, agentes sociais ou entidades a serem descritas. O historiador indica quais temas são de maior importância e 12 significação para o público usuário de arquivo e a comunidade que é abrangida pelo acervo.

  

“É a ciência que estuda as escritas antigas em suporte material brando como papiro, pergaminho, papel, com a

finalidade de analisar sua evolução e as técnicas empregadas para escrever nas diversas épocas ” (RITCHER; 13 GARCIA; PENNA, 2004, p. 97)

“É a ciência que estuda a estrutura formal dos documentos antigos e contemporâneos e seus caracteres

externos (suporte, tinta, sinete, selos, carimbos) e internos (forma documental), com o objetivo primeiro de

  O último passo a ser efetuado dentro de um arquivo permanente é a difusão cultural, a qual permite transmissão de conteúdo documental a uma maior amplitude de pessoas. A publicação dos instrumentos de pesquisa já é um dos meios de se realizar a difusão documental. O dicionário Laurosse Cultural define difusão como a

  divulgação de uma mensagem; vinculação de uma notícia através de várias estações de rádio e/ou canais de televisão para grande número de pessoas.

  (NOVA CULTURAL, 1999, p. 323). Em se tratando de arquivo e seus documentos históricos, cita-se como meio de difusão: palestras, debates, congressos, exposições, comemoração a datas comemorativas, folderes, publicações, assistência educativa, entre outras.

  A difusão vem, a princípio, aumentar a amplitude de disseminação da informação. Os historiadores têm grande interesse que programas de difusão documental sejam realizados dentro dos arquivos, pois dependendo de qual meio for utilizado para disseminar as informações, despertará nas pessoas o interesse pela história e conscientizará a importância de se conservar o patrimônio documental, que é uma fonte primordial da historiografia.

  Cabe ao historiador, durante a preparação do processo de difusão documental, dar subsídios com informações históricas àqueles que estão produzindo esse processo. Com suas informações, o arquivista selecionará os documentos ideais para serem utilizados no trabalho

  e, com outros profissionais, a melhor maneira de se produzir e transmitir a mensagem que se deseja.

  Para Belloto, existe um tripé de usuários de documentos de arquivo: o historiador, o administrador e o cidadão, aos quais deve o arquivista se preocupar em difundir as informações documentais do acervo sob sua custódia, para que, assim, o arquivo possa cumprir sua missão de disponibilizar o acesso documental:

  Ora, a nenhum deles será possibilitado o acesso à informação requerida se não lhes for possível conhecer o conteúdo dos documentos do arquivo, sua tipologia, o órgão público que os produziu e as inter-relações existentes entre eles. Isso só se realiza por meio de publicações de instrumentos de pesquisa, que são o elo entre os documentos procurados e os usuários. Da mesma forma, o arquivo não será totalmente útil aos meios do saber e da cultura se não puder editar obras raras, jornais antigos e monografias que, independentemente de se basearem nos documentos do seu acervo, completam a sua missão informadora e formadora junto à comunidade (p. 230). A quarta função de um Arquivo Permanente é conservar documentos de arquivo para a posterioridade. Cassares conceitua conservação como

  um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento) (2000, p. 12).

  A mesma autora, assim como a maioria dos que tratam especificamente sobre o tema, aponta diversos fatores de deterioração em acervos de arquivos como: temperatura, umidade relativa, poluição, radiação da luz, qualidade do ar, fungos, roedores, insetos e, principalmente, o próprio manuseio humano.

  Sabe-se que a conservação documental é de suma importância para que a historiografia seja renovada através das diferentes gerações e suas correntes de pensamento. Os documentos de arquivo não nasceram para serem exclusividade de poucos. O arquivista, porém, não deve limitar suas atividades em apenas conservar a documentação sob sua custódia, mas também a como transformar o acervo em laboratório de pesquisa. Sobre essa questão, Santos relata que

  nesse sentido, o papel do arquivista no trato com as possibilidades do acervo documental, deverá garantir ao pesquisador social, núcleos documentais completos, lógicos e coerentes, a despeito do expurgo. Daí, como aporte importante para as buscas científicas e, para o domínio do conhecimento, constitui-se dever dos arquivistas o contato com praticantes da pesquisa científica, pois sabem, por excelência com que matérias se reconstitui a realidade. O arquivista não pode se resignar a ser somente um conservador de documentos ou um especialista da eliminação, repetindo uma proposição que no mundo arquivístico é evidente (p. 39, 2003).

  Dessa maneira, o arquivista faz com que a finalidade principal de um Arquivo Permanente seja presente: o de acesso à documentação tanto no presente como no futuro. Já para a história, a conservação documental concomitantemente ao acesso, garante que olhares de gerações diferentes possam responder a questões do passado por meio de suas cargas culturais.

  4. CONSIDERAđỏES FINAIS A pesquisa realizada com documentos de arquivo por um historiador será mais significativa e com maior profundidade se esse tiver noção dos princípios básicos da ciência arquivística. O historiador, detentor desse conhecimento, poderá contribuir com o profissional arquivista, com a forma mais adequada de realizar a atividade fim de um arquivo, que é a de acesso.

  Na realização de instrumentos de pesquisas, o historiador é o profissional que mais tem a colaborar com o trabalho, pois é ele que detém o embasamento teórico de quais conjuntos documentais têm importância histórico-social para serem descritos e disponibilizados para a pesquisa. Com os instrumentos de pesquisa, o historiador poderá ter conhecimento de quais acervos existem, de quais fundos documentais contêm cada um dos acervos, quais tipos documentais e seus assuntos, além da quantidade de peças documentais, facilitando na recuperação da informação que supre a sua pesquisa.

  O historiador deve ter preocupação e atenção com o processo de avaliação documental, pois é nesse momento que se define o destino final do documento. Ao se inteirar do processo de avaliação, o historiador garantirá que os conjuntos documentais sejam devidamente avaliados, garantindo-lhes o recolhimento ao arquivo permanente e posterior acesso a essa documentação. Uma forma legal de se exigir o acesso à documentação é o conhecimento das tabelas de temporalidade arquivística, nas quais o historiador poderá solicitar o recolhimento de documentos cujo prazo de guarda no arquivo intermediário já tenha vencido.

  Tanto a classificação como o arranjo permitem ao historiador ter noção da estrutura, funcionamento e da tipologia documental da instituição mantenedora de documento, o que contribuirá para o entendimento do contexto em que foram produzidos aqueles documentos, elucidando a sua pesquisa.

  Já o historiador contribui com os arquivistas por meio das diversas formas de difusão documental, em que poderá demonstrar as informações (históricas) contidas no acervo, tanto para todos os tipos de usuários interessados por aquele acervo, quanto para a comunidade em que o arquivo está inserido.

  A compreensão das teorias, métodos e técnicas arquivísticas pelo historiador, torna a pesquisa mais ágil e com maiores subsídios para a construção historiográfica, além de garantir que os documentos de seu interesse tornem-se acessíveis no tempo e na forma correta, garantindo a perpetuação da renovação historiográfica.

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